Едно от поредните задължения, които държавата вмени на работодателите от публичния и частния сектор, е създаването на организация към съответната администрация, позволяваща на служителите и работниците да подават сигнали за извършени нарушения, станали им известни в работен контекст.
Считано от 04.05.2023 г., на работодателите в публичния и частния сектор с 50 и повече работници, както и на тези, които осъществяват дейност в приложното поле на актове на Европейския съюз (независимо от броя на работниците), и на публичния сектор (с изключение на общините с население под 10 000 души), се вменява задължението да създават и поддържат в рамките на административната си структура канал за вътрешно подаване на сигнали за нарушения. Това трябва да е в съответствие с изискванията на Закона за защита на лицата, подаващи сигнали или публично оповестяващи информация за нарушения (ЗЗЛПСПОИН).
Предприятията, като задължени субекти, следва да предоставят ясна и лесно достъпна информация относно условията и реда за подаване на сигнали за нарушения, като за целта създават специфична организация за вътрешно подаване на сигнали. За целта е необходима предварителна подготовка и текущо обучение на служителите.
Условия и ред за приемане, регистриране и разглеждане на сигнали
Условията и редът за приемане, регистриране и разглеждане на сигнали се уреждат с отделни вътрешни правила, внедряването на които е вменено на работодателите. Има строги изисквания за физическа и документална сигурност, включително към помещенията, в които се подават или обсъждат сигналите. Постъпилите сигнали се обработват при спазване на задълженията за поверителност, произтичащи от чл. 31 и чл. 32 ЗЗЛПСПОИН.
Функционалните задължения на служителите, ангажирани с тази дейност, също се регламентират с отделни правила за персонална, документална и информационна сигурност. Сроковете за съхранение и начинът на унищожение на документите също се регулират със специфични правила.
Всеки сигнал се обработва чрез първоначалното му приемане и регистриране. След деловодното завеждане на сигнала, определеният служител следи за извършването на първоначален формален преглед – дали сигналът попада в обхвата на чл. 3 от специалния закон (ЗЗЛПСПОИН) и дали са налице задължителните реквизити за генерирането на уникален идентификационен номер (УИН).
Едно от основните изисквания към звеното, ангажирано със ЗЗЛПСПОИН, е прилагането на мерките за защита на лицата, подаващи сигнал. На практика, голяма част от задължените субекти не покриват законовите изисквания – или липсва изграден вътрешен канал, или такъв съществува формално. Това освен че възпрепятства подаването на сигнали, е и предпоставка за сериозни имуществени санкции.
Съществуването на видима, открояваща се организация за подаване на сигнали за нарушения, или т.нар. „вътрешен канал", носи и репутационни ползи, като подобрява общественото доверие във всяка една организация. Ето защо е важно да се отдели необходимото внимание от страна на всеки сериозен работодател.
Външен канал за подаване на сигнали към КЗЛД
При липса на доверие във вътрешния канал, законодателят е предвидил възможност сигнализиращото лице да се обърне директно към Комисията за защита на личните данни (КЗЛД), която е централен орган за външно подаване на сигнали и за защита на лицата. Оправомощена за работа със сигнали е Дирекция „Канал за външно подаване на сигнали" (КВПС) към КЗЛД.
Комисията за защита на лични данни изпълнява и надзорни функции по отношение на субектите, задължени да поддържат вътрешни канали.
Сигналите могат да се подават както през външния канал (т.е. КЗЛД), така и чрез вътрешния канал (т.e. до служителя, определен за разглеждане на сигнали в самата организация). Служителите, определени за разглеждане на сигнала, имат задължение за неразкриване самоличността на подателя, недопускане на конфликт на интереси, неразкриване на данни и опазване на всички документи.
Важно е да се знае, че подаването на сигнал може да е както писмено, така и устно – по телефон или след уговорена среща в обособено за целта помещение. Видео или аудио записване по време на такива срещи е недопустимо. Всеки устен сигнал се документира от отговорния служител чрез изготвяне на формуляр. Независимо дали сигналът е подаден по външен или вътрешен канал, когато попада в обхвата на чл. 3 от ЗЗЛПСПОИН, приемащият е задължен да генерира уникален идентификационен номер (УИН), който се вписва във формуляра. Това става чрез интернет страницата на КЗЛД и специално изградената за целта специализирана информационна система. Липсата на генериран УИН се приравнява на липса на сигнал и е пречка за стартиране на проверката. Формулярът задължително се подписва от отговорния за приемането на сигнала служител.
Сигнализиращото лице следва да е запознато, че сигналът му може да бъде препратен до друг компетентен орган, за което ще бъде предварително уведомено, както и за мерките за защита и подкрепа, които може да получи.
Срокове и санкции
Обичайният срок за извършване на проверката е до 2 месеца от регистриране на сигнала, но в определени случаи този срок може да бъде удължен до 5 месеца с Решение на КЗЛД. За резултатите от проверката се уведомяват както сигнализиращото лице, така и засегнатите от сигнала лица.
Решението по административното производство подлежи на обжалване по реда на АПК.
При нарушения по глава четвърта на ЗЗЛПСПОИН, КЗЛД чрез дирекция „КВПС" извършва проверки, вкл. на място, като санкциите са между 400 лв. до 30 000 лв. Издадените в резултат на проверката наказателни постановления се обжалват по реда на ЗАНН.
Как можем да ви помогнем?
Условията, редът и мерките за защита на лицата, подаващи сигнали, е специфична материя, изискваща умения и подготовка. Най-често се наблюдават проблеми, изразяващи се в липса на адекватна подкрепа и формализиране на процеса по отношение на сигнализиращите лица. Идентифицират се и пропуски в организацията и работата на задължените субекти (работодатели) при изграждането и поддържането на вътрешните канали за подаване на сигнали, като в определени случаи такава функционалност напълно отсъства.
Поради тези причини и с цел предотвратяване на административни санкции, ние предлагаме на нашите клиенти комплексни юридически услуги в цялостния етап по изграждане и поддържане на вътрешни канали в съответствие с правилата на ЗЗЛПСПОИН. Това включва подготовка на необходимите документи и правила, обучение на персонала и процесуално представителство в административното производство пред КЗЛД и пред административните съдилища.
Разработваме и специфичен подход за подкрепа и защита както на лицата, подаващи сигнали за нарушения, така и на засегнатите пряко или косвено от злоупотреба с право по ЗЗЛПСПОИН.
Нормативни източници
- Закон за защита на лицата, подаващи сигнали или публично оповестяващи информация за нарушения (ЗЗЛПСПОИН) — lex.bg
- Директива (ЕС) 2019/1937 — относно защитата на лицата, които подават сигнали за нарушения на правото на Съюза
- Комисия за защита на личните данни (КЗЛД) — надзорен орган по ЗЗЛПСПОИН